Kompetensi yang dibutuhkan bagi mereka yang bekerja di bidang Administrasi

Apakah Anda memiliki minat dalam mengejar karir di staf administrasi? Di dalam lowongan kerja jakarta pusat, Anda dapat mencari pekerjaan yang tersedia sebagai staf administrasi. Anda biasanya akan bertanggung jawab untuk berbagai tugas administrasi sebagai anggota staf administrasi, termasuk namun tidak terbatas pada penggajian, pengarsipan, penjadwalan, dan pembuatan laporan. Staf Administrasi juga dituntut memiliki kemampuan multitask(kemampuan mengerjakan dua/lebih pekerjaan secara sekaligus), termasuk kemampuan menganalisis data serta kemampuan mencari solusi atas masalah yang dihadapi. Kemampuan komunikasi, sertifikasi administrasi, dan pendekatan yang cermat terhadap pekerjaan mereka adalah karakteristik yang biasa ditemukan pada staf administrasi yang efektif. Artikel ini akan membahas kemampuan, kewajiban, dan tanggung jawab yang datang dengan bekerja di Staf Administrasi.

Sangat penting untuk memiliki keterampilan organisasi yang kuat untuk menjadi anggota staf administrasi yang efektif. Ini berarti memiliki kemampuan untuk mengelola dan mengatur data, file, dan jenis materi lainnya secara efektif. Selain itu, anggota staf diharapkan dapat melakukan banyak tugas dan menyeimbangkan beberapa prioritas yang bersaing secara bersamaan. Mereka juga perlu memiliki kemampuan untuk berpikir cepat untuk memecahkan suatu masalah.

Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif adalah keterampilan penting lainnya bagi seseorang yang bekerja dalam dukungan administrasi. Mereka harus dapat berkomunikasi secara jelas dan efektif secara langsung dan melalui korespondensi tertulis dengan karyawan dan klien lain. Mereka juga harus mampu memberikan tanggapan yang cepat terhadap pertanyaan dan menyelesaikan konflik secara tepat waktu.
b
Sangat penting bahwa anggota staf administrasi memiliki etos kerja yang solid karena mereka diharapkan dapat melakukan berbagai tanggung jawab. Anggota staf yang dapat diandalkan dan konsisten dimasukkan ke dalam upaya sepanjang hari memiliki kesempatan yang lebih baik untuk menjadi sukses. Seorang pekerja yang menempatkan dalam banyak usaha tetapi mengambil jalan pintas atau menghabiskan banyak waktu jauh dari kantor tidak akan mencapai tingkat keberhasilan yang sama sebagai karyawan yang tetap di atas tugas mereka setiap saat selama setiap shift mereka pada pekerjaan.

Tugas dan tanggung jawab Staf Administrasi

Dimungkinkan bagi staf administrasi untuk memiliki tugas dan tanggung jawab yang berbeda, tergantung pada perusahaan tempat mereka bekerja. Berikut ini adalah ilustrasi dari salah satu tanggung jawab dan tugas yang ditugaskan oleh Staf Administrasi umum di perusahaan.

1. Mengisi data

Tanggung jawab utama Staf Administrasi Kantor biasanya terbatas pada input data yang berkaitan dengan perusahaan. Hal-hal seperti catatan kinerja karyawan, aktivitas kantor yang signifikan, dan berbagai hal lainnya disertakan.

2. Mengatur dan mengirimkan dokumen yang diperlukan

Pengorganisasian dan pengarsipan dokumen yang relevan dengan perusahaan adalah tanggung jawab penting lainnya dari Staf Administrasi. Di antara tugas-tugas ini mungkin file perusahaan, pemrosesan dokumen, dan pengiriman korespondensi.

3. Menjadwalkan acara terjadwal

Penjadwalan janji temu untuk pelanggan, klien, dan pemangku kepentingan lainnya adalah tanggung jawab lain yang berada di pundak anggota staf. Karena ini adalah pekerjaan yang dapat dengan mudah menghabiskan banyak waktu, karyawan yang bersangkutan perlu memiliki keterampilan administrasi waktu yang sangat baik.

4. Mengelola anggaran

Mengelola anggaran adalah tanggung jawab penting lainnya yang berada di pundak anggota staf administrasi. Ini mungkin termasuk melacak pengeluaran, memastikan bahwa biaya kantor terkandung dalam parameter anggaran, dan menyiapkan laporan keuangan.

5. Mengkoordinasikan pekerjaan antar departemen

Seorang anggota staf administrasi diharapkan dapat mengkoordinasikan pekerjaan yang dilakukan oleh berbagai departemen dalam perusahaan. Ini mungkin termasuk berkomunikasi dengan anggota staf kerja lainnya, berhubungan dengan klien, dan menangani keluhan dari klien.